Software voor gastouderbureaus

Alles voor je gastouderbureau. Overzicht in elke stap.

Portabase beheert contracten, urenregistraties, facturatie en gastouderdossiers in één omgeving – zodat jij je kunt richten op de gastouders en kinderen in plaats van de administratie.

Wat is Portabase?

Speciaal gebouwd voor de gastouderopvang

Portabase is software voor gastouderbureaus waarmee je de volledige administratie digitaal beheert. Van het aanmelden en koppelen van ouders en gastouders, tot overeenkomsten, urenregistraties, facturatie en uitbetaling binnen de wettelijke termijn – alles in één omgeving. AVG-proof, koppelbaar aan je boekhouding, en schaalbaar van kleine éénpittersbureaus tot grotere organisaties.

De realiteit

Administratie die nooit stopt

Contracten opstellen, diploma’s bijhouden, facturen versturen, gastouders uitbetalen binnen vijf dagen, KOI-bestanden aanleveren bij de Belastingdienst en dat alles terwijl je ook nog gewoon bereikbaar wilt zijn voor gastouders en ouders. Voor veel bureaus groeit de administratie sneller dan de organisatie.

Het resultaat

Meer tijd voor mensen. Minder tijd voor papierwerk.

Van losse lijsten en handmatig werk naar één systeem dat het voor je regelt. Signaleringen die je waarschuwen vóórdat een certificaat verloopt. Facturen die automatisch worden verstuurd. Uitbetalingen die binnen de wettelijke termijn worden verwerkt. Jij hoeft er niet meer achteraan.

Hoe het werkt

Alles voor jouw bureau in één omgeving.

Aanmelding

Aanmelding en koppeling

Beheer aanmeldingen van ouders en gastouders in één overzicht. Koppel eenvoudig ouder en gastouder en leg afspraken vast over dagen, tijden en opvangvorm.

Contracten

Digitale overeenkomsten

Maak automatisch ouder- en gastouderovereenkomsten aan en laat ze digitaal ondertekenen. Snel, veilig en rechtsgeldig.

Financiën

Facturatie en uitbetaling

Facturen automatisch verstuurd, betaald via iDEAL of incasso. Gastouders uitbetaald binnen de wettelijke vijf dagen.

Compliance

Kwalificaties en signaleringen

Beheer diploma’s, EHBO, RIE’s en LRK-inschrijvingen per gastouder. Automatische herinneringen zodat niets verloopt.

Rapportage

Wettelijke aanleveringen

KOI-bestanden voor de Belastingdienst en jaaroverzichten voor ouders en gastouders — in één klik gegenereerd.

“

Het systeem groeide gewoon met me mee. Ik begon met één gastouder en alles werd stap voor stap groter.

Natalie

Eigenaresse Gastouderbureau bij Humpie (Goeree-Overflakkee)

Veelgestelde vragen

Portabase voor gastouderbureaus

Wat doet software voor een gastouderbureau?

Software voor een gastouderbureau digitaliseert de volledige administratie: van aanmelding en koppeling van ouders en gastouders, tot contracten, urenregistraties, facturatie en wettelijke aanleveringen. Portabase brengt dit samen in één omgeving..

Hoe snel kunnen we starten?

Portabase is binnen enkele dagen ingericht en klaar voor gebruik. Er is geen lange implementatie nodig — ook niet voor kleine bureaus.Learn

Kan Portabase meegroeien met mijn bureau?

Ja. Natalie van Bij Humpie begon met één gastouder en gebruikt Portabase nu al acht jaar. Het systeem schaalt mee, of je nu tien of honderd gastouders beheert.

Hoe werkt de koppeling met mijn boekhouding?

Portabase koppelt direct met Exact, AFAS en Twinfield. Bankmutaties zijn in te lezen voor overzicht over facturatie en betalingen.

Is Portabase AVG-compliant?

Ja. Alle gegevens worden opgeslagen volgens AVG- en ISO-normen, inclusief een Verwerkersovereenkomst.

Hoe werkt uitbetaling aan gastouders?

Zodra een ouder betaalt, verwerkt Portabase de doorbetaling aan de gastouder binnen de wettelijke vijf dagen. Ook deelbetalingen kunnen worden doorgezet.

Ontdek wat Portabase voor jouw gastouderbureau kan betekenen.

Klaar om te starten?

Geen lange implementatie. Geen gedoe. Gewoon starten.