Eén persoon. Eén eiland. En alles zelf doen. Voor Natalie, eigenaresse van een gastouderbureau op Goeree-Overflakkee, is dat dagelijkse realiteit. Al acht jaar lang beheert ze haar bureau zonder team, zonder backoffice, maar met Portabase als onmisbare ruggengraat. Hoe dat werkt? Beter dan ze ooit had verwacht.
Een systeem dat van dag één meewerkte
Toen Natalie haar gastouderbureau startte, was er nog weinig georganiseerd. Ze bouwde alles op van nul. Inclusief haar administratie.
Ze koos meteen voor Portabase en dat bleek een goede keuze.
“Ze hebben destijds een eigen omgeving voor mij gemaakt. Ik begon met één gastouder en het systeem groeide gewoon met me mee.”
Wat ze in die eerste periode direct merkte, was hoe intuïtief het systeem werkt.
“Het werkt zoals je zou verwachten. En als ik iets niet weet, pak ik mijn telefoon.”
Vandaag de dag heeft ze haar volledige administratie in Portabase: contracten, facturatie, uitbetalingen, jaaropgaves en diplomadossiers van gastouders. Alles op één plek.
De website als voordeur, Portabase als achterkant
Een van de dingen die Natalie bijzonder waardeert, is de koppeling tussen haar website en Portabase. Ouders die zich aanmelden via haar website, komen automatisch in haar systeem terecht.
“Ik hoef niks over te typen. Een ouder meldt zich aan, ik check de gegevens en ik kan meteen starten. Dat scheelt me enorm veel tijd.”
Voor een éénpitter die alles zelf doet, is die automatisering geen luxe. Het is de vrijheid om te doen waar ze écht goed in is: contact maken, verbinden en zorgen dat elk kind de juiste plek vindt.
| “Als ik een vraag heb, pak ik mijn telefoon. En Bart neemt op. Altijd.” |
Bellen is sneller dan een ticket
Vraag Natalie wat ze het meest waardeert aan Portabase, en ze aarzelt geen seconde. Het is Bart — haar vaste contactpersoon.
“Ik ben gewoon zo iemand: als ik een vraag heb, moet ik ook gelijk een antwoord hebben. Dan pak ik mijn telefoon en bel ik. En Bart neemt op.”
Dat persoonlijke contact maakt voor haar het verschil.
“Als hij het antwoord niet meteen weet, zoekt hij het altijd uit. Even later heb ik mijn antwoord. Dat is voor mij goud waard.”
Die bereikbaarheid geeft haar rust. De rust die je nodig hebt als je alles alleen draaiende houdt.
“Ik zei net nog tegen hem: sorry, daar ben ik weer. En hij zei: dat geeft toch helemaal niks. Dát is wat je wil horen.”
Groeien op eigen tempo
Natalie is eerlijk over haar situatie. Ze is klein, en niet alle functies van Portabase passen nu al bij haar schaal.
“Er zijn modules die ik fantastisch zou vinden — bulkmail, een communicatieportal voor ouders en gastouders. Maar met tien gastouders is het nu niet rendabel. Dat is geen kritiek op het systeem. Dat is gewoon mijn realiteit.”
Wat ze wél gebruikt, werkt naar haar volle tevredenheid.
“Ik gebruik misschien niet alles wat Portabase kan. Maar wat ik gebruik, werkt fantastisch. En dat is precies wat ik nodig heb.”
Acht jaar verder, geen moment spijt
Al acht jaar lang is Portabase het fundament van haar organisatie. Door veranderende wetgeving, groei en krimp — het systeem bleef.
“Ik weet eerlijk gezegd niet wat ik zonder Portabase zou doen. Het is er gewoon. Het is mijn basis.”
En dat zegt alles. Niet dat het perfect is. Niet dat er nooit iets beter kon. Maar dat het er dag na dag betrouwbaar is — als een stille kracht achter een bureau van één.
“Het mooiste is dat ik nooit het gevoel heb dat ik er alleen voor sta. Portabase is er. Bart is er. En daarmee kom ik heel ver.”
Portabase als partner voor kleine bureaus
Wat Natalie’s verhaal laat zien, is dat Portabase niet alleen werkt voor grote organisaties met meerdere vestigingen. Het werkt juist ook voor de kleine bureaus — de éénpitters, de ondernemers op een eiland die alles zelf doen.
“Het mooie is dat het systeem met me is meegegroeid. Ik ben begonnen met één gastouder en alles werd stap voor stap groter. Portabase paste zich aan. Dat geeft vertrouwen.”
En dat vertrouwen is wederzijds. Want na acht jaar kiest Natalie er elke dag opnieuw voor. Niet omdat ze geen alternatief heeft. Maar omdat Portabase doet wat het moet doen — en daar staat een mens achter die opneemt als je belt.
“Zou ik het aanraden? Ja, zeker. Ik denk ook dat er al heel veel bureaus mee werken. En dat is niet voor niets.”
Geïnspireerd door dit verhaal? Bij Humpie is altijd op zoek naar warme, betrokken gastouders. Ontdek wat het voor jou kan betekenen via Gastouderbureau bijhumpie.
| Jouw bureau verdient ook een tweede persoon.
Ontdek wat Portabase voor jou kan betekenen. |
