Soms merk je pas hoe goed iets werkt, als je het even mist.
Voor Geeske, eigenaar van een kinderopvangorganisatie in Frieschepalen, was dat precies wat er gebeurde. Haar organisatie werkt met een dagopvanglocatie, twee BSO-groepen en een recent overgenomen BSO-locatie. Ook is er nog een peuterlocatie en kinderopvangorganisatie die administratief in de software meedraait. Een organisatie met meerdere onderdelen dus, waar overzicht belangrijk is.
Geeske runt haar organisatie al twaalf jaar. De eerste jaren gingen veel processen nog handmatig.
“De eerste jaren was het handmatig. Schrijven op een briefje en alles bijhouden.”
Dat werkte een tijd. Maar met flexibele opvang, afgenomen uren en facturatie werd het steeds belangrijker om processen slimmer te organiseren.
Van handmatig werk naar Portabase
De overstap naar Portabase begon met een gesprek over flexibele opvang. Hoe lees je afgenomen uren goed in? Hoe zorg je dat facturatie klopt? En hoe houd je overzicht zonder alles handmatig te moeten bijhouden?
Vanuit die vragen stapte Geeske over op Portabase. Dat gaf meer structuur in het dagelijkse werk. Toch besloot ze later, na advies en een vraagstuk waar ze tegenaan liep, een jaar lang een andere oplossing te proberen.
Dat bleek geen goede match.
“Ik heb met tranen in mijn ogen gebeld: ik wil graag terug. Mag ik terugkomen?”
Voor Geeske werd toen duidelijk hoe belangrijk een passende omgeving is. Niet alleen voor de organisatie, maar ook voor ouders.
“Ik overzag het helemaal niet meer. Het was zo ingewikkeld voor de ouders. Dit gaan we niet doen.”
Opnieuw beginnen, met vertrouwde ondersteuning
De terugkeer naar Portabase viel samen met de samenwerking tussen Portabase en KidsKonnect, nu Ovivio. De nieuwe ouders moesten opnieuw worden ingelezen en ingericht en de implementatie van Konnect moest worden aangepast aan de organisatie. Dat vraagt tijd, aandacht en afstemming.
Wat daarbij hielp, was de ondersteuning vanuit Ovivio. Geeske ervaart dat er actief wordt meegedacht. Niet vanuit één standaardantwoord, maar vanuit wat in de praktijk werkt.
“Het is heel fijn dat er met je wordt meegedacht.”
Ook het contact met vaste gezichten maakt verschil. Zo noemt Geeske Maria, met wie ze al langere tijd samenwerkt.
In een gesprek, worden gedachten over een situatie of het inlezen van de software makkelijk besproken en ook gaf Maria haar eerlijke mening over situaties. Dat maakt het stukje zakelijker worden als kleine organisatie toch een stuk makkelijker.
Dat persoonlijke contact zorgt ervoor dat vragen sneller landen. Als er iets speelt, hoeft Geeske niet lang uit te leggen hoe haar organisatie werkt. Er is context, vertrouwen en ruimte om samen tot een oplossing te komen.
Bellen als er iets speelt
Geeske is duidelijk: ze belt liever dan dat ze mailt. Zodra er een vraag opkomt, wil ze graag snel duidelijkheid.
“De meeste gevallen is het toch even bellen.”
Die directe lijn helpt haar om door te kunnen. Soms is een mail handig om iets precies uit te leggen. Maar vaak werkt telefonisch contact sneller, zeker als er iets moet worden afgestemd of als een vraag net wat meer context nodig heeft.
Dat past bij de manier waarop Portabase voor haar werkt: praktisch, duidelijk en zonder onnodige omwegen.
Een omgeving die doet wat nodig is
Voor Geeske is Portabase geen oplossing met veel poespas. Juist dat maakt het prettig. De basis werkt. De koppelingen sluiten goed aan. Ook de boekhoudprogramma’s werken goed samen.
“Alles werkt goed en de connecties zitten goed. Boekhoudprogramma’s matchen goed met elkaar.”
De meeste processen lopen via Portabase: oudercommunicatie, planning, roosters en andere dagelijkse onderdelen. Daarmee heeft de organisatie één praktische basis voor het werk achter de schermen.
Natuurlijk zijn er altijd kleine wensen. Denk aan meldingen bij roosterwijzigingen richting medewerkers of extra uitleg voor medewerkers en ouders. Maar grote onderdelen mist Geeske op dit moment niet.
“Het zijn soms kleine dingen. Geen grote modules. In principe gaat het goed.”
Klaar voor de volgende stap
Nu de organisatie meerdere locaties heeft, wil Geeske opnieuw kijken naar de inrichting. Hoe lees je alles logisch in? Hoe richt je het goed in als een soort paraplu boven meerdere locaties? Daarover wil ze verder afstemmen met Ovivio.
Ook denkt ze na over het gebruik van het kindvolgsysteem. Nu werkt de organisatie nog handmatig met observaties, maar in de toekomst wil ze kijken hoe dit beter kan worden ingericht.
Die stap-voor-stap-aanpak past bij haar manier van werken. Eerst zorgen dat de basis klopt. Daarna uitbreiden waar het waarde toevoegt.
Waarom Geeske Portabase aanbeveelt
Na twaalf jaar ondernemen, handmatig werken, overstappen en weer terugkomen, is Geeske duidelijk over haar keuze.
Portabase geeft haar overzicht. Het ondersteunt flexibele opvang. En als er vragen zijn, wordt er meegedacht.
Op de vraag of ze Portabase zou aanraden, is haar antwoord kort en duidelijk:
“Ja.”
Voor Geeske zit de waarde van Portabase in de combinatie van eenvoud, praktische ondersteuning en persoonlijk contact. De omgeving doet wat nodig is, en Ovivio denkt mee wanneer de praktijk daarom vraagt.
Van losse briefjes naar overzicht. Van zoeken naar vertrouwen.
Ontdek wat Portabase voor jou kan betekenen.
