Toen Romany Becking vier jaar geleden startte met Gastouderbureau voor Happy Kids, wist ze één ding zeker: ze wilde haar gastouders goed begeleiden. Niet vanaf afstand, maar dichtbij. Met aandacht, duidelijke afspraken en praktische hulp op de momenten dat het nodig is.
Inmiddels werkt 4HappyKids met 83 gastouders in de regio Gooi en daarbuiten. Een flinke groei in korte tijd. Volgens Romany komt dat niet alleen door hard werken, maar vooral door vertrouwen.
“Mijn gastouders voelen echt als collega’s. Daar heb ik alles voor over.”
Een bureau waar gastouders zich gesteund voelen
De gastouderopvang staat onder druk. Er verandert veel in wet- en regelgeving. Voor gastouders betekent dat vaak extra werk, meer administratie en nieuwe vragen. Juist dan is de rol van het gastouderbureau belangrijk.
Romany ziet die rol heel duidelijk. Zij helpt haar gastouders actief met formats, berichten, uitleg en ondersteuning. Als er iets speelt, is zij er snel bij.
“Als er wat overkomt, ben ik de eerste die een mail of appje stuurt. Ze voelen zich gesteund bij mij.”
Die betrokkenheid is een belangrijke reden waarom 4HappyKids groeit. Romany hoort regelmatig dat gastouders zich bij haar veilig voelen. Dat is voor haar de basis van goede begeleiding: gastouders moeten weten dat ze er niet alleen voor staan.
Portabase vanaf het begin
Portabase was er voor 4HappyKids vanaf de start bij. Romany werkte eerder al in de kinderopvang en kende de oplossingen van Ovivio. Toch was Portabase nieuw voor haar.
Facturen, digitale ondertekening, rapportages en kwalificaties: er kwam veel tegelijk op haar af. Daarom was de persoonlijke uitleg in het begin waardevol.
“We zijn twee uur door het systeem gegaan. Dat hielp heel erg.”
Ook daarna bleef ondersteuning belangrijk. Romany geeft aan dat ze makkelijk contact kan opnemen met de helpdesk. Via een ticket of telefonisch. En juist die bereikbaarheid maakt verschil.
“Ik kan over alles bellen. Dan word ik gewoon geholpen.”
Overzicht in cijfers en uren
Als gastouderbureau wil je weten waar je staat. Welke uren zijn ingediend? Wat is er verdiend door het bureau? Wat gaat er naar de gemeente? En wat hebben gastouders verdiend?
Voor Romany zijn de rapportages in Portabase daarom belangrijk. Ze gebruikt ze om terug te kijken, te controleren en overzicht te houden.
“Ik vind het heel prettig dat die rapportages er zijn. Ook om te kijken of alle uren zijn ingediend.”
Dat overzicht helpt haar om grip te houden op de organisatie. Zeker met 83 gastouders is het belangrijk dat informatie niet verspreid raakt over losse lijsten of losse processen.
Groeien zonder de menselijke kant te verliezen
4HappyKids groeit. Maar voor Romany blijft de kern hetzelfde: gastouders zien, waarderen en ondersteunen. Op de Dag van de Gastouder gaf ze haar gastouders bijvoorbeeld een klein cadeau. Niet groot of ingewikkeld, maar wel persoonlijk.
“Het gaat om de kleine dingetjes.”
Die houding past bij hoe zij haar bureau runt. Professioneel, maar dichtbij. Met Portabase als omgeving die helpt om de praktische kant goed te organiseren, blijft er meer ruimte over voor begeleiding, contact en vertrouwen.
Waarom Romany Portabase aanbeveelt
Romany is open over wat beter kan. Ze denkt graag mee over verbeteringen en ziet kansen om processen nog soepeler te maken. Tegelijk is ze duidelijk over haar ervaring met Portabase en Ovivio.
“Zeg vooral dat ik jullie wel zou aanbevelen. Ik ben heel tevreden.”
Voor 4HappyKids is Portabase meer dan een omgeving om gegevens in bij te houden. Het is een praktische basis onder het werk van elke dag. Van facturatie tot rapportages. Van digitale ondertekening tot ondersteuning bij vragen.
Zo helpt Portabase Romany om haar bureau verder te laten groeien, zonder het overzicht te verliezen.
Kleine momenten. Groot verschil.
Ontdek wat Portabase voor jou kan betekenen.
